Back to Top

Kosten eigen aan de werkgever: wat betekent dit voor uw onderneming? - 04/09/2017

Kosten eigen aan de werkgever zijn vergoedingen betaald door een werkgever aan de werknemer voor uitgaven die de werknemer maakte maar eigenlijk door de werkgever dienen gedragen te worden. Het gaat dus om een vergoeding van kosten die, in de mate dat het om een terugbetaling gaat, in principe belastingvrij is.

Om niet als loon te worden aanzien moet aan twee voorwaarden worden voldaan:

-    De kosten vallen normaal gesproken ten laste van de werkgever;
-    Enkel werkelijke uitgaven worden terugbetaald.

Hieruit volgt dat werknemers niet verrijkt mogen worden door de betaling van kosten eigen aan werkgever. Algemeen zijn er twee mogelijkheden tot terugbetaling:

-    a.d.h.v. een periodiek in te dienen staat van onkosten;
-    of d.m.v. vooraf forfaitair afgesproken bedragen, i.e. als kosten eigen aan de werkgever.

De forfaits dienen in verhouding te staan tot de werkelijke kosten en mogen niet wezenlijk hoger of lager zijn. In principe worden de voor het overheidspersoneel gepubliceerde forfaits aanvaard door de fiscus, het is dus fiscaal interessant om deze forfaits als leidraad te hanteren bij het opstellen van een verloningsbeleid.

Wat betekent dit voor uw onderneming?

Het is ten zeerste aan te bevelen een dossier op te maken ter staving van de redelijkheid van de forfaitaire bedragen. Veelal is het echter zo dat het beleid van ondernemingen in deze niet geoptimaliseerd of up-to-date is. Daarom kan een screening van de toegepaste forfaits over de gehele onderneming zowel voor de werkgever als de werknemer een mooie fiscale besparing opleveren.

Er moet wel rekening gehouden worden met één adder onder het gras, namelijk de RSZ; het is namelijk niet omdat een forfait fiscaal aanvaard wordt, dat daarvoor de RSZ ook dezelfde criteria hanteert.

Gezien de verschillen in fiscale en sociale regelgeving verschillen de aanvaarde forfaits onderling nogal eens. Dit heeft tot gevolg dat, hoewel de betaalde vergoedingen fiscaal vrijgesteld zijn, ze voor de RSZ toch als loon kunnen aangemerkt worden en er dus RSZ-bijdragen verschuldigd kunnen zijn.

HLB heeft een audittool ontwikkeld dat voor uw onderneming een ondersteuning kan betekenen, enerzijds bij de optimalisatie en de verantwoording van de gehanteerde bedragen en anderzijds om het risico op bijkomende RSZ boetes te vermijden. Deze boetes kunnen immers vlug oplopen als u weet dat deze per werknemer kunnen gelden en men bij controles 5 tot 7 jaar terug kan gaan. Wij helpen u graag verder!

Tenslotte wordt er meer zekerheid verkregen indien voorafgaand een goedkeuring gevraagd wordt aan de administratie d.m.v. een rulingaanvraag, waarvoor wij eveneens de nodige ondersteuning kunnen bieden.

Hierbij een overzicht van de gehanteerde forfaits, zowel voor fiscale als voor RSZ-doeleinden: brochure kosten eigen aan de werkgever